Navigatie overslaan

Algemene informatie voor het uitvoeren van een tachograafcontrole

Actuele regelgeving

  1. In verordening (EU) nr. 561/2006 staat wanneer een voertuig een tachograaf moet hebben en wanneer de tachograaf voor retrofit in aanmerking komt. Dit is afhankelijk van verschillende voorwaarden. Wij kunnen u daar niet bij adviseren. Heeft u vragen over de verplichting van een tachograaf en de rij- en rusttijden? Neem dan contact op met Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) telefoon 088 4890000.

  2. 1.

    Voertuigidentificatie en datum van ingebruikname

    Om te bepalen aan welk voertuig u de werkzaamheden uitvoert moet u het voertuig identificeren. Dit doet u door het kentekennummer in combinatie met het ingeslagen voertuigidentificatienummer (VIN) te controleren. Dit is mogelijk aan de hand van kentekenregister of origineel (buitenlands)kentekenbewijs.

    Voor een nieuw niet eerder geregistreerd voertuig geldt: U mag alleen met de werkzaamheden aan de tachograaf beginnen als er een origineel Certificaat van overeenstemming (CVO) wordt overlegd. Dit is nodig om het voertuig te kunnen identificeren. Hierbij moet wel de nieuwste generatie en versie tachograaf geïnstalleerd zijn. Het ontbrekende kenteken en landcode kunt u met de bedrijfskaart achteraf invoeren.
    Neem bij twijfel contact op met RDW (TKC).

    • Ontbreekt het ingeslagen identificatienummer of is het nummer onleesbaar? Dan moet de aanvrager eerst contact opnemen met de RDW (TKC).
    • Is het een buitenlands voertuig? Dan moet de aanvrager contact opnemen met de autoriteit in de lidstaat waar het voertuig is geregistreerd.

    Ook stelt u de DET vast om te bepalen welke generatie, type en versie tachograaf het voertuig moet hebben. Vaststellen van het juiste kenteken/VIN en de datum eerste toelating kan door de volgende gegevens te bekijken:

    • Gegevens kentekenregister via RDW Webdirect;
    • Gegevens kentekenregister via een provider;
    • Gegevens originele (buitenlandse) kentekenbewijs/kentekencard;
    • Gegevens origineel certificaat van overeenstemming (CVO).

    Staat de datum eerste toelating niet in het kentekenregister of op het kentekenbewijs? U mag dat accepteren als de laatste generatie en versie tachograaf is geïnstalleerd.


    Toelichting
    Toelichting

    Controle VIN

    Het voertuigidentificatienummer moet in het chassis, frame of soortgelijke structuur zijn ingeslagen en moet goed en volledig leesbaar zijn.

    Controle kentekennummer

    Controleer of het voertuig een kenteken heeft. Dit doet u aan de hand van het kentekenbewijs of het kentekenregister. Is het kentekennummer bekend dan moeten het kentekennummer en de landencode zijn geregistreerd in de tachograaf. De kentekenplaten zelf mogen ontbreken.

    Let op: is de landencode of het kentekennummer niet geregistreerd in de tachograaf dan mag de transporteur het voertuig niet inzetten voor beroeps- of goederenvervoer.

    Voertuigidentificatienummer (VIN) ontbreekt, niet leesbaar of klopt niet met de registratie

    Voordat u begint met de werkzaamheden moet u het ingeslagen VIN controleren. Als het VIN ontbreekt, niet volledig leesbaar is of niet gelijk is met de registratie in het kentekenregister, dan mag u geen werkzaamheden uitvoeren. 

    Verschillen tussen het VIN in het voertuig en de registratie in het kentekenregister kan verschillende oorzaken hebben. Neem voor meer informatie contact op met ons Technisch Kennis Centrum (TKC). 

    Ontbreekt of is het VIN niet leesbaar, verwijs de eigenaar dan door naar ons. Is het voertuig in het buitenland geregistreerd dan moet de  eigenaar contact opnemen met de buitenlandse organisatie die de kentekenregistratie beheert. 

     

  3. 2.

    Bevoegdheid tachograaftechnicus

    • Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 24.         
    • Basis Regeling tachografen Artikel 2.5 en 2.6.

    Als erkenninghouder mag u werkzaamheden uitvoeren aan een digitale en analoge tachograaf. Dit moet een bevoegd tachograaftechnicus doen. Dit is iemand die een geldige bevoegdheid heeft. Om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren aan een digitale tachograaf moet u ook een geldige werkplaatskaart hebben. Een bevoegd tachograaftechnicus die werkzaam is bij de erkenninghouder tachografen kan een werkplaatskaart aanvragen bij de KIWA. Op de werkplaatskaart staan gegevens van de tachograaftechnicus en erkenninghouder. Gaat u als tachograaftechnicus werkzaamheden uitvoeren bij meerdere bedrijven (erkenninghouders)? Dan moet u voor elk bedrijf een eigen werkplaatskaart hebben.

    Heeft u het 1e examen tachograaf bij het IBKI gedaan? Dan ontvangt u van ons een bevoegdheidspas met bijbehorende pincode. Hiermee meldt u voertuigen in ons register af. Deze bevoegdheid is 4 jaar geldig. De bevoegdheidspas is 6 jaar geldig en wordt daarna vervangen.
     
    U verlengt uw bevoegdheid door het examen bevoegdheidsverlenging tachograaf te doen bij IBKI. Na het afleggen van het examen met een goed resultaat, wordt de bevoegdheid verlengd met 4 jaar. Om werkzaamheden te kunnen uitvoeren aan een tachograaf adviseren wij om uw kennis op peil te brengen en te houden. School u daarvoor regelmatig bij. Wij houden toezicht op de erkenninghouder en de tachograaftechnicus met een systeem van bonus- en strafpunten. Deze cusumregeling maken we bekend in de Staatscourant.
    Na een controle beoordelen wij aan de hand van de resultaten of we het toezicht op een erkenning of keuringsbevoegdheid aanpassen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat we het toezicht verminderen of juist aanscherpen. Soms passen we een erkenning of keuringsbevoegdheid aan of trekken we deze in.

    Cusumregeling erkenninghouder tachograaf

    Cusumregeling tachograaftechnicus

     

     

  4. 3.

    Werkplaatskaart

    • Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 25.
    • Basis Arbeidstijdenbesluit vervoer Artikel 2.4
    • Regeling tachografen Artikel 3.1
      Een tachograaftechnicus die een werkplaatskaart heeft, mag deze alleen gebruiken bij werkzaamheden, updaten reparaties of testen van een tachograaf die in de verordeningen staan. Bij alle werkzaamheden aan de digitale tachograaf moet de werkplaatskaart zijn ingebracht. Als er bij het gebruik van de werkplaatskaart een nieuw onderzoek (kalibratierecord (2, 3 of 4)) wordt weggeschreven, gaat dit altijd samen met een kalibratie en justeren van de tachograaf. Hierna volgt altijd een melding in ons register. Alle werkzaamheden waarbij u de werkplaatskaart gebruikt, zijn te herleiden in de tachograaf of bij het uitlezen van de werkplaatskaart. De werkplaatskaart moet altijd in de werkplaats zijn, hiervoor is de erkenninghouder verantwoordelijk. De werkplaatskaart en pincode zijn persoonsgebonden en niet bestemd voor derden.
      Controleer bij het in ontvangst nemen van de nieuwe werkplaatskaart altijd de gegevens die hierop staan. Kijk of dit klopt met uw erkenning, de gegevens op de registerkaart en uw eigen persoonsgegevens.

  5. 4.

    Apparatuur

    • Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 24.
    • Basis Regeling tachografen Artikel 2.4, 2.a:1 en bijlage 1 en 1a.

    Als bevoegd tachograaftechnicus mag u werkzaamheden aan die tachografen uitvoeren waarvoor u de juiste goedwerkende apparatuur heeft. Deze werkzaamheden voert u volgens de verordening (EU) nr. 165/2014, regeling tachografen en de handleiding en instructies fabrikant, volledig uit.

  6. 5.

    Kenmerkteken werkplaats

    • Regeling tachografen Artikel 2:2.
      Als erkenninghouder krijgt u van ons een kenmerkteken voor uw werkplaats. U bent als erkenninghouder verantwoordelijk voor het beheer van dit kenmerkteken. Bij afmelden van werkzaamheden in ons register, geeft u het kenmerkteken op.

      Bij de aanvraag van een nieuw kenmerkteken neemt u contact met ons op voordat u een nieuw kenmerkteken bij de fabrikant/importeur besteld. Dit kan bijvoorbeeld vanwege:
    • Vervanging van het toegekende kenmerkteken (o.a. onduidelijk leesbaar door slijtage)
    • Diefstal of vermissing proces-verbaal van aangifte politie overleggen

  7. 6.

    Documentatie

    • Regeling tachografen artikel 3:1.

    Als erkenninghouder tachografen heeft u de werkplaatshandboeken en documentatie, die de fabrikant of importeur van het controleapparaat voorschrijft. Daarnaast heeft u het (digitale) Handboek Tachograaf, toezichtbeleidsbrief TA en document Toelichting inrichting keuringsruimte, werkplaats en apparatuur. Het personeel kan deze informatie bekijken bij het uitvoeren van werkzaamheden.

  8. 7.

    Tachograaf controle

    • Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 23.
      In de volgende situatie kalibreert u de tachograaf en meldt u de werkzaamheden opnieuw af in ons register:
    • Om de twee jaar bij periodieke werkzaamheden;     
    • Na werkzaamheden aan de tachograaf;   
    • Vervanging van de voertuigunit en/of bewegingssensor;     
    • Vervanging van de DSRC- en/of GNSS-module
    • Na wijzigingen van wettelijke parameters (W, K en L);     
    • Na wijzigingen aan de bandenomtrek (bandenmaat) (L);   
    • Wijziging Vin/kenteken (digitale tachograaf);   
    • Beschadiging, ontbreken of verbreken (digitale) verzegeling;     
    • Meer dan 20 minuten afwijking in de UTC-tijd (1e generatie en analoog);
    • Meer dan 5 minuten afwijking in de UTC-tijd (2e generatie).  

  9. 8.

    Manipulatieonderzoek

    • (EU) nr. 165/2014 artikel 22/23.       
    • (EU) nr. 2016/799 artikel 3.9       
    • Regeling tachografen artikel 3:3.       
    • RDW-toezichtbeleidsbrief.

    Een manipulatie onderzoek is verplicht bij alle werkzaamheden aan de tachograaf. Het onderzoek naar manipulaties vindt plaats over de periode vanaf de vorige werkzaamheden (datum op de installatieplaat) tot de datum waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd.

    Wijze van verslaglegging registratie van de uitgevoerde manipulatiecontrole

    • Apart manipulatie verslag format van de fabrikant of;
    • Vermelding op de registerkaart.

    Procedure melden als manipulatie is aangetroffen door de tachograaftechnicus/erkenninghouder
    Is er sprake van manipulatie? Geef dit dan voor de goedkeurmelding van de kalibratie aan ons door. In de afmeldapplicatie APK Webdirect of via uw provider kunt u dit digitaal doorgeven. Als alles goed is verwerkt, krijgt u het “Manipulatieformulier digitale tachograaf”. Hierop staat een uniek nummer van ons. Dit print u en kunt u aan de voertuigeigenaar geven. Het maken van een manipulatieformulier kan ook buiten onze kantooruren.
     
    Wat zijn manipulaties

    • Uiterlijke beschadigingen van de tachograaf waardoor de juiste werking niet te garanderen is;
    • Aanwezigheid manipulatieapparatuur;
    •  Afwijkingen bij verificatie en controle van het serienummer van de bewegingssensor;
    • Verbroken (digitale) of niet aanwezige verzegelingen;
    • Installatieplaat wijkt af van de gegevens in de tachograaf;
    • Installatieplaat niet aanwezig, niet origineel, niet leesbaar of de gegevens zijn gewijzigd;
    • Identificatieplaatje van de externe GNSS-module aangebrachte gegevens vergelijken met de in het geheugen van de VU opgeslagen gegevens;
    • Print-out gebeurtenissen aangegeven met een Voorval “!” of Fouten aangeduid met een “X” wijzen mogelijk op manipulatie. Voer een extra controle uit op manipulatie in de volgende situaties en de daarbij behorende foutcodes volgens opgave fabrikant.
      • Snelheidsoverschrijding van meer dan 5 minuten;
      • Onderbreking van de stroomvoorziening meer dan 5 minuten;
      • Fouten in de gegevens van de bewegingssensor;
      • Poging tot inbreuk op de beveiliging;
      • Communicatiefout DSRC;
      • Gegevens plaatsbepaling GNSS-ontvanger ontbreekt;
      • Communicatiefout GNSS;
      • GNSS-storing die een aanval detecteert of als de authenticatie mislukt;
      • Tegenstrijdige bewegingsgegevens;
      • Tijdsoverlapping GNSS-voertuigunit en GNSS-ontvanger;
      • Fout(en) tachograaf.

      Onderstaande pictogrammen of combinatie van pictogrammen op de print-out voorvallen en fouten kunnen duiden op een mogelijke manipulatie.

    Voorbeelden van pictogrammen die een manipulatie kunnen aangeven met de betekenis van die pictogrammen

    •  Als op de print-out gebeurtenissen (voorvallen/fouten) een combinatie van de bovenstaande pictogrammen staan afgebeeld sinds de laatste kalibratie dan moet de installatie worden onderzocht op aanwezige manipulatie.
    • Als daadwerkelijk een manipulatie wordt vastgesteld tijdens de controle maakt u daar melding van in het RDW-register voorafgaand aan de melding van inbouw of periodieke controle.
    • Is er een digitale zegelverbreking ‘Fout in de bewegingsgegevens’ (of) ‘Sensorfout’ zichtbaar zoals in de afbeeldingen hieronder? Dan moet u altijd een manipulatierapport opmaken.

    symbool dat aangeeft dat er een fout is in de bewegingsgegevensSymbool dat aangeeft dat er een sensorfout is

    Is deze fout in de bewegingssensor veroorzaakt na een reparatie in de eigen werkplaats en wordt aansluiten gekalibreerd? Dan is het geen manipulatie en geldt hiervoor geen manipulatiemelding.

     
    Toelichting
    Toelichting

    Manipulatiecontrole

    Bij een manipulatiecontrole moet u controleren of de verzegeling is onderbroken. Dit geldt ook als door het losnemen van de bekabeling van de bewegingssensor het encryptische signaal is verbroken. Als dit is gebeurt sinds de laatste kalibratie dan moet u een manipulatiemelding aan ons doorgeven. Daarnaast moet u de tachograafinstallatie onderzoeken waardoor deze gebeurtenis is veroorzaakt.

  10. 9.

    Retrofit tachograaf

    • Verordening (EU)nr. 165/2014 artikel 3
    • Verordening (EG)nr. 561/2006 artikel 2

    Vanuit deze verordening is een retrofit voor de bestaande tachografen beschreven. Hierbij moet de ‘oude’ tachograaf worden vervangen door de 2e generatie 2e versie (G2/V2). Dit traject is verdeeld in vier fases zoals hieronder is beschreven:

    • Van alle voertuigen die voorzien zijn van een analoge en 1e generatie tachograaf (G1) en grensoverschrijdend vervoer doen, moet vóór 01 januari 2025 de tachograaf zijn vervangen.
    • Van alle voertuigen die voorzien zijn van een 2e generatie tachograaf (G2/V1) en grensoverschrijdend vervoer doen, moet vóór 19 augustus 2025 de tachograaf zijn vervangen.
    • Bedrijfsauto’s (M1/N1) voor vervoer van goederen met een toegestane maximummassa van meer dan 2.500 kg die grensoverschrijdend vervoer doen, moeten met ingang van 1 juli 2026 zijn voorzien van een G2/V2-tachograaf.
    • Alle voertuigen met een datum eerste toelating (DET) na 20 augustus 2023 en voor 01 januari 2024 die nog zijn voorzien van een G2/V1 tachograaf. Deze tachografen moeten vóór 19 augustus 2025 zijn vervangen voor een G2/V2. Dit geldt zowel voor grensoverschrijdend vervoer, als voor binnenlands vervoer.

    Let op: Bij retrofit zijn de eisen voor de installatie en kalibratie van de 2e generatie 2e versie tachograaf van toepassing.




  11. 10.

    Vervanging voertuigunit

    • (EU) nr. 165/2014.     
    • Regeling tachografen 3:4.     
    • RDW-toezichtbeleidsbrief.  

    Wanneer Certificaat undownloadability (digitale tachograaf)

    Bij vervanging van de voertuigunit door een andere voertuigunit moet u in de voertuigunit aanwezige data van minimaal de laatste 90 dagen uit het massageheugen veiligstellen. Als dit niet mogelijk is moet u een Certificaat van undownloadability maken via APK Webdirect. Dit certificaat is een verklaring voor de ontbrekende C en M-bestanden (ritgegevens) over de laatste 90 dagen.

    Zijn de gegevens veilig te stellen? Dan is het verplicht deze in eigen register op te slaan. Als de transportondernemer erom vraagt worden deze beschikbaar gesteld.

    Is de voertuigunit gestolen of wordt het voertuig aangeboden zonder voertuigunit? Het is dan niet toegestaan om een certificaat undownloadability te maken. Bij diefstal is een politierapport een verklaring voor de ontbrekende ritgegevens.

    Procedure voor het uitgeven van een certificaat door erkenninghouder
    Er wordt een Certificaat van undownloadability opgemaakt als de gegevens niet veilig zijn te stellen zoals omschreven in artikel 3:4 van Regeling tachografen. Voordat u de tachograaf afmeldt als goedkeur in ons register maakt u via de afmeldapplicatie APK Webdirect of uw provider digitaal een COU op. Dit certificaat krijgt een uniek nummer van ons. Tijdens het afmelden van de werkzaamheden komt als laatste de vraag of u een COU heeft opgemaakt. Als u dit met “Ja” beantwoordt wordt de vooraf opgemaakte COU gekoppeld aan de afmelding en krijgt u de mogelijkheid een print te maken. Deze print geeft u aan de voertuigeigenaar. Geeft u bij het afmelden aan dat een COU van toepassing is en deze is niet opgemaakt dan krijgt u een foutmelding. U maakt dan alsnog een COU op en doorloopt het afmeldproces opnieuw. Een COU is dus gekoppeld aan de afmelding en moet u binnen 24 uur, binnen RDW-openingstijden voor de afmelding opmaken. U kunt later een herpint maken van de CoU voor een voertuig dat u heeft afgemeld.

    Het certificaat bewaart u drie jaar voor als een instantie dit wil controleren.

  12. 11.

    Nieuwe verzegeling

    • (EU) nr. 2016/799/ artikel 5.3  

    Na de werkzaamheden aan de tachograaf moet u de installatie op alle onderbreekbare punten die niet zijn voorzien van traceerbare wijzigingen (cryptisch signaal) altijd opnieuw verzegelen. Voor een slimme tachograaf en de digitale tachograaf (vanaf 15-06-2019) doet u dit met de nieuwe goedgekeurde unieke verzegeling voorzien van T logo. Het zegel heeft een uniek serienummer en is maar één keer te gebruiken. Het serienummer van deze zegels vermeldt u bij de smart tachograaf in de voertuigunit en op de installatieplaat. U mag de nieuwe verzegeling ook bij een analoge tachograaf gebruiken.

    Traceerbaarheid zegels

    • Bijlage I: overzicht eisen aan werkplaatsen
    • Bijlage Ia: overzicht eisen aan werkplaatsen
    • (EU) nr. 2016/799/ voorschrift 405


    De nieuwe zegels moeten volledig traceerbaar zijn in de hele productieketen. Van de inkoop en verkoop tot het aanbrengen op het voertuig. Als erkenninghouder is het nodig om dit goed te beheren. Een goede administratie is hiervoor noodzakelijk. Ook zoekgeraakte of vernielde zegels moet u registreren. Van alle aangebrachte goedgekeurde zegels worden de serienummers gemeld in ons register. Bij het afmelden van de werkzaamheden in ons register is deze mogelijkheid ingebouwd. Ook de aangebrachte zegels op de analoge tachograaf meldt u.

  13. 12.

    Zegelverbrekingsformulier

    • (EU) nr. 2017/548.  

    Als u werkzaamheden uitvoert aan een tachograaf moet u de verzegeling verbreken en na de werkzaamheden moet u de installatie opnieuw verzegelen met nieuwe zegels. Als u de werkzaamheden binnen 24 uur niet volledig kunt afronden, of niet binnen 24 uur kunt afmelden in ons-register, dan maakt u een zegelverbrekingsformulier op. In deze situatie brengt u geen verzegeling en geen installatieplaat aan en de oude installatieplaat en verzegelingen verwijderen. Dit zegelverbrekingsformulier maakt u digitaal op in de meldapplicatie APK Webdirect of via uw provider. Met dit formulier mag worden gereden. Voorwaarde is wel dat de tachograaf binnen 7 dagen wordt gekalibreerd en dat de bestuurder zijn rijtijden op een andere manier registreert. Het opmaken van een zegelverbrekingsformulier is ook buiten onze kantooruren mogelijk.
    Na het opmaken van een zegelverbrekingsformulier voldoet de installatie niet meer aan de eisen en wordt de “oude” vervaldatum tachograaf uit het RDW-register (RDW-OVI) verwijderd.

  14. 13.

    Melding RDW-register

    • Basis Regeling tachografen artikel 3.6.

    Na werkzaamheden en elke periodieke controle bent u verplicht om binnen 24 uur, binnen de openingstijden van de RDW het onderzoek bij ons te melden. Van alle voertuigen maakt u een registerkaart aan. Deze procedure geldt ook voor buitenlandse voertuigen. Deze meldt u af op voertuigidentificatienummer (VIN). Ook voertuigen die geëxporteerd zijn vanuit Nederland kunt u op voertuigidentificatienummer afmelden Heel soms kan het voorkomen dat bij melden op voertuigidentificatienummer een foutmelding verschijnt en afmelden niet lukt. In deze situatie maakt u een printscreen van de foutmelding en voegt u deze toe aan de registerkaart. Hiermee zijn de werkzaamheden geregistreerd en afgerond. Bij een digitale tachograaf worden de gegevens van de controle op de werkplaatskaart opgeslagen. Deze gegevens worden regelmatig overgebracht naar het register. Van dit register is een back-up gemaakt.

  15. 14.

    Registreren tellerstanden

    U bent verplicht de tellerstand door te geven tijdens de melding. Heeft het voertuig een standaard km-teller én een tachograaf (bijvoorbeeld een N1) dan neemt u altijd de tellerstand van het voertuig op in ons register.

  16. 15.

    Digitale afhandeling steekproef

    De steekproefcontroleur kan het resultaat van de herkeuring digitaal afhandelen door het resultaat van de herkeuring direct in ons systeem te zetten. De cusumstand is hierdoor altijd actueel.

    U kunt steekproefcontrolerapporten die door de steekproefcontroleur digitaal verwerkt zijn raadplegen via APK Webdirect. Ook kunt u dit rapport via APK Webdirect voor de klant of voor uzelf printen. U bent zelf verantwoordelijk voor het verzorgen van een afdruk voor de klant/voertuigeigenaar. De digitale steekproefcontrolerapporten kunt u vlak na de digitale afhandeling van de steekproef bekijken via APK Webdirect. Opvragen en printen van het steekproefcontrolerapport doet u via APK afmelden via APK webdirect. U kiest het tabblad ‘Zakelijk’ en kiest voor ‘APK Webdirect’. Op de informatiepagina van APK Webdirect vindt u de steekproefcontrolerapporten onder het kopje ‘Keuringsinstantie’. Als u op ‘steekproefcontrolerapport’ klikt, krijgt u het rapport in beeld. Hier kunt u een afdruk maken van het steekproefcontrolerapport.

    Wij bewaren de documenten 3 jaar