Algemene informatie voor het uitvoeren van een tachograafcontrole

Actuele regelgeving

1. In verordening (EU) nr. 561/2006 is opgenomen wanneer een voertuig moet zijn voorzien van een tachograaf. Dit is afhankelijk van diverse voorwaarden. De RDW kan u daar niet bij adviseren. Voor vragen over de verplichting tot het hebben van een tachograaf en de rij- en rusttijden kunt u contact opnemen met Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) telefoon 088 4890000.   

2. 1.

   Laatst gewijzigd: 01-01-2023

   Voertuigidentificatie en datum van ingebruikname

   Om te kunnen bepalen aan welk voertuig je de werkzaamheden verricht moet je het voertuig identificeren aan de hand van het kentekennummer in combinatie met voertuigidentificatienummer(VIN). Tevens moet je de DET vaststellen om te kunnen bepalen welke generatie, type en versie tachograaf het voertuig moet zijn voorzien. Het vaststellen van het juiste kenteken/VIN en de datum eerste toelating is mogelijk aan de hand van:

   • Gegevens kentekenregister via RDW Webdirect;       
   • Gegevens kentekenregister via een provider
   • Gegevens originele (buitenlandse) kentekenbewijs/kentekencard.  

3. 2.

   Bevoegdheid tachograaftechnicus

   • Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 24.         
   • Basis Regeling tachografen Artikel 2.5 en 2.6.

   Als erkenninghouder mag u werkzaamheden verrichten aan een digitale en analoge tachograaf. Dit moet gebeuren door een bevoegd tachograaftechnicus. Dit is iemand die in het bezit is van een geldige bevoegdheidspas. Om de werkzaamheden te kunnen verrichten aan de digitale tachograaf moet u tevens beschikken over een geldige werkplaatskaart. Een werkplaatskaart wordt afgegeven aan een bevoegd tachograaftechnicus die werkzaam is bij de erkenninghouder tachografen. Op de werkplaatskaart staan de gegevens van de tachograaftechnicus en erkenninghouder vermeld. Gaat u als tachograaftechnicus werkzaamheden verrichten bij meerdere erkenninghouders, dan moet u voor elke erkenning een eigen werkplaatskaart hebben. Een aanvraag kunt u indienen bij de KIWA.

   Na het afleggen van een toets bij IBKI ontvangt u een bevoegdheidspas met bijbehorende pincode van de RDW om voertuigen in het RDW-register af te kunnen melden. Deze bevoegdheidspas is 4 jaar geldig.

   Om een verlenging van uw bevoegdheid te krijgen, moet u zich als tachograaftechnicus aanmelden bij IBKI. Na het afleggen van een toets met goed resultaat, wordt de bevoegdheidspas verlengd met 4 jaar. Om werkzaamheden te kunnen verrichten aan een tachograaf is het raadzaam om uw kennis op peil te brengen en te houden. Regelmatig bijscholing is daarom aan te bevelen.   

   1. De Dienst Wegverkeer kan in het kader van het toezicht op de erkenninghouder of de tachograaftechnicus een systeem van bonus- en strafpunten vaststellen, dat wordt bekendgemaakt in de Staatscourant.
   2. Indien een systeem als bedoeld in het eerste lid is vastgesteld, wordt aan de hand daarvan, afhankelijk van de resultaten van het uitgeoefende toezicht, beoordeeld of het toezicht wordt verminderd of verscherpt dan wel of een erkenning of een keuringsbevoegdheid wordt gewijzigd of ingetrokken.   

4. 3.

   Werkplaatskaart 

   • Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 25.       
   • Basis Arbeidstijdenbesluit vervoer Artikel 2.4     
   • Regeling tachografen Artikel 3.1

   Als tachograaftechnicus van digitale tachografen, bent u in het bezit van een werkplaatskaart. De werkplaatskaart mag u alleen gebruiken bij werkzaamheden, reparaties of testen van een tachograaf die worden vermeld in de verordeningen. Bij alle werkzaamheden aan de digitale tachograaf moet de werkplaatskaart zijn ingebracht. Indien er bij het gebruik van de werkplaatskaart een nieuw onderzoek (kalibratierecord (4)) wordt weggeschreven, gaat dit altijd gepaard met een kalibratie en justeren van de tachograaf. Hierna volgt melding in het RDW-register. Alle werkzaamheden waarbij u de werkplaatskaart gebruikt, is dit te herleiden in de tachograaf of bij het uitlezen van de werkplaatskaart. De werkplaatskaart valt onder de verantwoordelijkheid van de erkenninghouder en als zodanig is deze altijd in de werkplaats aanwezig. De werkplaatskaart en pincode zijn niet toegankelijk voor derden.   

5. 4.

   Apparatuur

   • Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 24.         
   • Basis Regeling tachografen Artikel 2.4, 2.a:1 en bijlage 1 en 1a.

   Als bevoegd tachograaftechnicus mag u werkzaamheden aan tachografen verrichten aan die tachografen waarvoor u in bezit bent van de juiste goedwerkende apparatuur. Deze werkzaamheden volgens de verordening (EU) nr. 165/2014, regeling tachografen en de handleiding en instructies fabrikant dient u volledig uit te kunnen voeren.  

6. 5.

   Merkteken werkplaats

   • Regeling tachografen Artikel 2:2.

   Als erkenninghouder krijgt u een merkteken voor uw werkplaats toegekend door de RDW. U bent als erkenninghouder verantwoordelijk voor het beheer van dit merkteken. Bij het afmelden van de werkzaamheden in het RDW-register moet u het merkteken opgeven.

   Bij de aanvraag van een nieuw merkteken moet u contact opnemen met de RDW. Dit kan zich o.a. voordoen bij de volgende situaties:       

   • Vervanging van het toegekende merkteken (o.a. onduidelijk leesbaar door slijtage)     
   • Diefstal of vervreemding (proces-verbaal van aangifte politie overleggen)    

7. 6.

   Documentatie

   • Regeling tachografen artikel 3:1.

   Als erkenninghouder controleapparaten moet u beschikken over de werkplaatshandboeken en documentatie die door de fabrikant of importeur van het controleapparaat wordt voorgeschreven. Daarnaast heeft u het Handboek Tachograaf en toezichtbeleidsbrief TA tot uw beschikking. Het personeel moet over deze informatie kunnen beschikken bij het uitvoeren van de werkzaamheden.

8. 7.

   Tachograaf controle

   • Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 23.

   In de volgende situatie moet een tachograaf opnieuw gekalibreerd worden en in het RDW-register worden afgemeld:     

   • Om de twee jaar bij periodieke werkzaamheden;     
   • Na werkzaamheden aan de tachograaf;   
   • Vervanging van de voertuigunit en/of bewegingssensor;     
   • Vervanging van de DSRC- en/of GNSS-module
   • Na wijzigingen van parameters;     
   • Na wijzigingen aan de bandenomtrek (L);   
   • Wijziging Vin/kenteken (digitale tachograaf);   
   • Beschadiging of verbreken (digitale) verzegeling;     
   • Meer dan 20 minuten afwijking in de UTC-tijd.  

9. 8.

   Laatst gewijzigd: 01-01-2023

   Manipulatieonderzoek

   • (EU) nr. 165/2014 artikel 22/23.       
   • (EU) nr. 2016/799 artikel 3.9       
   • Regeling tachografen artikel 3:3.       
   • RDW-toezichtbeleidsbrief.

   Een manipulatie onderzoek is verplicht bij alle werkzaamheden aan de tachograaf sinds de laatste werkzaamheden volgens datum vermeld op installatieplaat.

   Wijze van verslaglegging registratie van de uitgevoerde manipulatiecontrole

   • Apart manipulatie verslag format van de fabrikant of;       
   • Vermelding op de registerkaart.    

   Procedure melden indien manipulatie is aangetroffen door De tachograaftechnicus/erkenninghouder

   Indien manipulatie wordt aangetroffen dient u dit te melden aan de RDW. In de afmeldapplicatie heeft u hiervoor de mogelijkheid dit digitaal te verwerken en te melden. Als alles correct is verwerkt ontvangt u het “Manipulatieformulier digitale tachograaf” voorzien van een uniek RDW-nummer. Deze kunt u printen en afgeven aan de voertuigeigenaar. Het opmaken van een manipulatieformulier is ook buiten kantooruren van de RDW mogelijk.  

   Wat zijn manipulaties

   Uiterlijke beschadigingen van de tachograaf waardoor de juiste werking niet te garanderen is;     

   • Aanwezigheid manipulatieapparatuur     
   • Afwijkingen bij verificatie en controle van het serienummer van de bewegingssensor;     
   • Verbroken (digitale) of niet aanwezige verzegelingen;     
   • Installatieplaat wijkt af van de gegevens in de tachograaf;     
   •  Installatieplaat niet aanwezig, niet origineel, niet leesbaar of de gegevens zijn gewijzigd       
   •  Identificatieplaatje van de externe GNSS-module aangebrachte gegevens vergelijken met de in het geheugen van de VU opgeslagen gegevens;     

   Er zijn gebeurtenissen aangegeven met een “!” of Fouten aangeduid met een “X” aanwezig die mogelijk duiden op manipulatie. Bij de volgende situaties en de daarbij behorende foutcodes volgens opgave van de fabrikant kan er sprake zijn van manipulatie en moet er een extra controle op manipulatie worden uitgevoerd:

   • Snelheidsoverschrijding van meer dan 5 minuten;   
   • Onderbreking van de stroomvoorziening meer dan 5 minuten;   
   • Fouten in de gegevens van de bewegingssensor;   
   • Poging tot inbreuk op de beveiliging.   
   • Communicatiefout DSRC   
   • Gegevens plaatsbepaling GNSS-ontvanger ontbreekt   
   • Communicatiefout GNSS   
   • Tegenstrijdige bewegingsgegevens   
   • Tijdsoverlapping GNSS-voertuigunit en GNSS-ontvanger  
   • Fout(en) tachograaf

   Toelichting

   Toelichting

   Print

   Manipulatiecontrole

   Bij een manipulatiecontrole moet u controleren of de verzegeling is onderbroken. Dit geldt ook als door het losnemen van de bekabeling van de bewegingssensor het encryptische signaal is verbroken. Als dit is gebeurt sinds de laatste kalibratie dan moet u een manipulatiemelding aan ons doorgeven. Daarnaast moet u de tachograafinstallatie onderzoeken waardoor deze gebeurtenis is veroorzaakt.

10. 9.

    Vervanging voertuigunit

    • (EU) nr. 165/2014.     
    • Regeling tachografen 3:4.     
    • RDW-toezichtbeleidsbrief.  

    Wanneer Certificaat undownloadability (digitale tachograaf)

    Bij vervanging van de voertuigunit door een andere voertuigunit moet in de voertuigunit aanwezige data uit het massageheugen veilig worden gesteld. Indien dit niet mogelijk is moet een Certificaat van undownloadability worden opgemaakt. Dit certificaat is een verklaring voor de ontbrekende C en M-bestanden (ritgegevens).

    Zijn de gegevens veilig te stellen dan is het verplicht deze in eigen register op te slaan en worden deze beschikbaar gesteld aan de transportondernemer/voertuigeigenaar.

    Is er sprake van diefstal of het voertuig wordt aangeboden zonder voertuigunit dan is het niet toegestaan om een certificaat undownloadability op te maken. Bij diefstal is een afgegeven politierapport een verklaring voor de ontbrekende ritgegevens.

    Procedure voor het uitgeven van een certificaat door erkenninghouder

    Er wordt een Certificaat van undownloadability opgemaakt zoals omschreven in artikel 3:4 van Regeling tachografen. Voorafgaand aan de melding in het RDW-register is de mogelijkheid om via de afmeldapplicatie digitaal een COU op te maken. Dit certificaat wordt voorzien van een uniek RDW-nummer. Bij het afmelden van de werkzaamheden komt als laatste de vraag of u een COU heeft opgemaakt. Indien dit met “Ja” wordt bevestigd wordt de vooraf opgemaakte COU gekoppeld aan de afmelding. Deze kunt u printen en afgeven aan de voertuigeigenaar. Indien u bij het afmelden aangeeft dat een COU van toepassing is en deze is niet opgemaakt, dan ontvangt u een foutmelding. U moet dan alsnog een COU opmaken en het afmeldproces opnieuw doorlopen. Een COU is dus gekoppeld aan de afmelding en kan alleen op de dag van afmelding worden opgemaakt. Als erkenninghouder krijgt u de mogelijkheid om van een door u afgemeld voertuig op een later tijdstip een herprint te maken.

    Het certificaat moet u drie jaar bewaren voor de controlerende instanties.  

11. 10.

    Nieuwe verzegeling

    • (EU) nr. 2016/799/ artikel 5.3  

    Na de werkzaamheden aan de tachograaf moet de installatie op alle onderbreekbare punten die niet zijn voorzien van niet-traceerbare wijzigingen (cryptisch signaal) altijd opnieuw worden verzegeld. Voor een slimme tachograaf en de digitale tachograaf (vanaf 15-06-2019) moet dit gebeuren met de nieuwe goedgekeurde verzegeling volgens voorschrift 401 uit de verordening (EU) nr. 2016/799. Het zegel is voorzien van een uniek serienummer en is maar eenmalig te gebruiken. Het serienummer van deze zegels moet bij de slimme tachograaf worden vermeld in de voertuigunit en op de installatieplaat. Een analoge tachograaf mag zijn voorzien van deze nieuwe verzegeling.   

    Traceerbaarheid zegels

    •  Bijlage I: overzicht eisen aan werkplaatsen     
    • Bijlage Ia: overzicht eisen aan werkplaatsen       
    • (EU) nr. 2016/799/ voorschrift 405  

    De nieuwe zegels moeten volledig traceerbaar zijn in de gehele keten van productie, inkoop en verkoop tot het aanbrengen op het voertuig. Als erkenninghouder is het nodig om dit goed te beheren. Een goede administratie is hiervoor noodzakelijk. Ook zoekgeraakte of vernielde zegels worden geregistreerd. Van alle aangebrachte goedgekeurde zegels worden de serienummers gemeld in het RDW-register. Bij het afmelden van de werkzaamheden in het RDW-register is deze mogelijkheid ingebouwd. Ook de aangebrachte zegels op de analoge tachograaf moeten worden gemeld.  

12. 11.

    Zegelverbrekingsformulier

    • (EU) nr. 2017/548.  

    Als u werkzaamheden verricht aan een tachograaf moet u de verzegeling verbreken en na de werkzaamheden de installatie altijd voorzien van nieuwe zegels. Indien de werkzaamheden niet volledig kunnen worden afgerond of de werkzaamheden niet kunnen worden afgemeld in het RDW-register, dan moet u een zegelverbrekingsformulier opmaken. Vanzelfsprekend wordt in deze situatie geen verzegeling en geen installatieplaat aangebracht. Dit zegelverbrekingsformulier is digitaal op te maken in de RDW-meldapplicatie. Met dit formulier mag, ondanks dat de installatie niet volledig aan de eisen uit de verordening voldoet, worden gereden. Voorwaarde is wel dat de tachograaf binnen 7 dagen wordt onderzocht en dat de bestuurder zijn rijtijden op een andere wijze registreert. Het opmaken van een zegelverbrekingsformulier is ook buiten kantooruren van de RDW mogelijk.  

13. 12.

    Melding RDW-register

    • Basis Regeling tachografen artikel 3.6.

    Na werkzaamheden en elke periodieke controle, is de tachograaftechnicus verplicht om op dezelfde dag het onderzoek te melden bij de RDW. Van alle voertuigen wordt fysiek een registerkaart aangemaakt. Deze procedure is ook van toepassing op buitenlandse voertuigen. Deze worden afgemeld op voertuigidentificatienummer (VIN). Ook voertuigen die geëxporteerd zijn vanuit Nederland kunnen op voertuigidentificatienummer worden afgemeld. In incidentele situaties kan het voorkomen dat bij melden op voertuigidentificatienummer de foutmelding 'Het Nederlandse kenteken is niet bekend' verschijnt en melden niet lukt. In deze situatie kunt u een printscreen maken van de foutmelding en deze toevoegen aan de registerkaart. Hiermee zijn de werkzaamheden afgerond. Bij een digitale tachograaf worden de gegevens van de controle op de werkplaatskaart opgeslagen. Deze gegevens worden regelmatig overgebracht naar het eigen register van de erkenninghouder. Van dit register is ook een back-up aanwezig.  

14. 13.

    Registreren tellerstanden

    U bent verplicht de tellerstand door te geven tijdens de melding. Is het voertuig voorzien van zowel een standaard km-teller en een tachograaf, bijvoorbeeld een N1, dan moet u in dat geval altijd de tellerstand van het voertuig opnemen. 

15. 14.

    Digitale afhandeling steekproef

    De steekproefcontroleur kan het resultaat van de herkeuring digitaal afhandelen door het resultaat van de herkeuring direct in het RDW-systeem te zetten. De cusumstand van de erkenninghouder is hierdoor altijd actueel.  

    Erkenninghouders kunnen steekproefcontrolerapporten die door de steekproefcontroleur digitaal verwerkt zijn raadplegen via APK Webdirect. Ook kan in dat geval dit rapport via APK Webdirect geprint worden voor de klant of voor uzelf. U bent zelf verantwoordelijk voor het verzorgen van een afdruk voor de klant/voertuigeigenaar. De digitale steekproefcontrolerapporten zijn enkele ogenblikken na de digitale afhandeling van de steekproef beschikbaar via APK Webdirect. Opvragen en printen van het steekproefcontrolerapport doet u via APK afmelden via APK webdirect. U kiest het tabblad ‘Zakelijk’ en kiest voor ‘APK Webdirect’. Op de informatiepagina van APK Webdirect vindt u de steekproefcontrolerapporten onder het kopje ‘Keuringsinstantie’. Als u op ‘steekproefcontrolerapport’ klikt, krijgt u het rapport in beeld. Hier kunt u een afdruk maken van het steekproefcontrolerapport.  

    Conform de wettelijke bewaartermijn blijven de documenten 3 jaar door de RDW bewaard en dus raadpleegbaar.