Algemene informatie voor het uitvoeren van een tachograafcontrole
Actuele regelgeving
-
In verordening (EU) nr. 561/2006 staat wanneer een voertuig een tachograaf moet hebben en wanneer de tachograaf voor retrofit in aanmerking komt. Dit is afhankelijk van verschillende voorwaarden. Wij kunnen u daar niet bij adviseren. Heeft u vragen over de verplichting van een tachograaf en de rij- en rusttijden? Neem dan contact op met Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) telefoon 088 4890000.
-
1.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Voertuigidentificatie
Om te bepalen aan welk voertuig u de werkzaamheden uitvoert moet u het voertuig identificeren. Dit doet u door het kentekennummer in combinatie met het ingeslagen voertuigidentificatienummer (VIN) te controleren. Het voertuigidentificatienummer moet in het chassis, frame of soortgelijke structuur zijn ingeslagen en moet goed en volledig leesbaar zijn. U mag geen werkzaamheden uitvoeren als het VIN:
- Ontbreekt;
- Niet helemaal te lezen is;
- Niet gelijk is met de registratie in het kentekenregister;
- Niet hetzelfde is als op het kentekenbewijs of certificaat van overeenstemming (CVO).
Identificeren is mogelijk aan de hand van:
- Gegevens kentekenregister via RDW Webdirect;
- Gegevens kentekenregister via een provider;
- Gegevens originele (buitenlandse) kentekenbewijs.
Voor identificeren van een nieuw niet eerder geregistreerd voertuig geldt:
- Gegevens origineel certificaat van overeenstemming (CVO).
Voertuigidentificatienummer (VIN) ontbreekt, niet leesbaar of klopt niet met de registratie
Verschillen tussen het VIN in het voertuig en de registratie in het kentekenregister kan verschillende oorzaken hebben. Neem voor meer informatie contact op met ons Technisch Kennis Centrum (TKC). Ontbreekt of is het VIN niet te lezen, verwijs de eigenaar dan door naar ons. Is het voertuig in het buitenland geregistreerd dan moet de eigenaar contact opnemen met de buitenlandse organisatie die de kentekenregistratie beheert. Neem bij twijfel contact op met RDW (TKC).
-
2.
Nieuw: 01-10-2025Vaststellen datum eerste toelating (DET)
U stelt de DET van het voertuig vast om te bepalen welke generatie, type, versie tachograaf en/of verplichte software het voertuig moet hebben.De DET kunt u vaststellen aan de hand van:
- Registratie DET kentekenregister via RDW Webdirect;
- Registratie DET kentekenregister via een provider;
- Registratie DET op originele (buitenlandse) kentekenbewijs.
Staat de datum eerste toelating niet in het kentekenregister of op het kentekenbewijs of is het een niet eerder geregistreerd voertuig met een origineel CVO. Dan mag u dat accepteren als de laatste generatie/versie tachograaf en/of verplichte software is geïnstalleerd.
-
3.
Nieuw: 01-10-2025Controle kentekennummer
Controleer of het voertuig een kenteken heeft. Dit doet u aan de hand van het kentekenbewijs of het kentekenregister. Is het kentekennummer bekend en de DET is geregistreerd dan moeten het kentekennummer en de landencode zijn geregistreerd in de tachograaf. De kentekenplaten zelf mogen ontbreken.
Let op: Het registreren van de landcode en kenteken kan alleen als het voertuig officieel is geregistreerd in een EU-lidstaat. De registratie is officieel als het voertuig voor het eerst op naam wordt gezet. De datum eerste toelating (DET) is dan geregistreerd in het kentekenregister of staat op het (buitenlands) kentekenbewijs. Bij een voorregistratie staat het kenteken en VIN wel in het kentekenregister maar de DET niet. U mag de landcode en kenteken dan niet registreren in de tachograaf.
-
4.
Bevoegdheid tachograaftechnicus
- Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 24.
- Basis Regeling tachografen Artikel 2.5 en 2.6.
Als erkenninghouder mag u werkzaamheden uitvoeren aan een digitale en analoge tachograaf. Dit moet een bevoegd tachograaftechnicus doen. Dit is iemand die een geldige bevoegdheid heeft. Om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren aan een digitale tachograaf moet u ook een geldige werkplaatskaart hebben. Een bevoegd tachograaftechnicus die werkzaamheden uitvoert bij de erkenninghouder tachografen kan een werkplaatskaart aanvragen bij de KIWA. Op de werkplaatskaart staan gegevens van de tachograaftechnicus en erkenninghouder. Gaat u als tachograaftechnicus werkzaamheden uitvoeren bij meerdere bedrijven (erkenninghouders)? Dan moet u voor elk bedrijf een eigen werkplaatskaart hebben.
Heeft u het 1e examen tachograaf bij het IBKI gedaan? Dan ontvangt u van ons een bevoegdheidspas met bijbehorende pincode. Hiermee meldt u voertuigen in ons register af. Deze bevoegdheid is 4 jaar geldig. De bevoegdheidspas is 6 jaar geldig en wordt daarna automatisch vervangen als u nog een geldige bevoegdheid heeft.
U verlengt uw bevoegdheid door het examen bevoegdheidsverlenging tachograaf te doen bij IBKI. Na het afleggen van het examen met een goed resultaat, wordt de bevoegdheid verlengd met 4 jaar. Om werkzaamheden te kunnen uitvoeren aan een tachograaf adviseren wij om uw kennis op peil te brengen en te houden. School u daarvoor regelmatig bij. Wij houden toezicht op de erkenninghouder en de tachograaftechnicus met een systeem van bonus- en strafpunten. Deze cusumregeling maken we bekend in de Staatscourant.
Na een controle beoordelen wij aan de hand van de resultaten of we het toezicht op een erkenning of keuringsbevoegdheid aanpassen. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat we het toezicht verminderen of juist aanscherpen. Soms passen we een erkenning of keuringsbevoegdheid aan of trekken we deze in.Cusumregeling erkenninghouder tachograaf
Cusumregeling tachograaftechnicus
-
5.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Werkplaatskaart
- Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 25.
- Basis Arbeidstijdenbesluit vervoer Artikel 2.4
- Regeling tachografen Artikel 3.1
Een tachograaftechnicus die een werkplaatskaart heeft, mag deze alleen gebruiken bij werkzaamheden, updaten reparaties of testen van een tachograaf die in de verordeningen staan. Bij alle werkzaamheden aan de digitale tachograaf moet de werkplaatskaart zijn ingebracht. Als er bij het gebruik van de werkplaatskaart een nieuw onderzoek (kalibratierecord (2, 3 of 4)) wordt weggeschreven, gaat dit altijd samen met een kalibratie en justeren van de tachograaf. Hierna volgt altijd een melding in ons register. Alle werkzaamheden waarbij u de werkplaatskaart gebruikt, zijn te herleiden in de tachograaf of bij het uitlezen van de werkplaatskaart. De werkplaatskaart moet altijd in de werkplaats zijn, hiervoor is de erkenninghouder verantwoordelijk. De werkplaatskaart en pincode zijn persoonsgebonden en niet bestemd voor derden.
Controleer bij het in ontvangst nemen van de nieuwe werkplaatskaart altijd de gegevens die hierop staan. Kijk of dit klopt met uw erkenning, de gegevens op de registerkaart en uw eigen persoonsgegevens.
Heeft u een nieuwe werkplaatskaart gekregen (anders dan de standaard jaarlijkse vernieuwing) gebruik dan altijd deze. Alleen de laatst afgegeven werkplaatskaart is geldig. De oude mag u niet meer gebruiken.
-
6.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Apparatuur
- Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 24.
- Basis Regeling tachografen Artikel 2.4, 2.a:1 en bijlage 1 en 1a.
Als bevoegd tachograaftechnicus mag u werkzaamheden aan die tachografen uitvoeren waarvoor u de juiste goedwerkende gecertificeerde apparatuur heeft. Deze werkzaamheden voert u volgens de verordening (EU) nr. 165/2014, regeling tachografen en de handleiding en instructies fabrikant, volledig uit.
-
7.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Kenmerkteken werkplaats
- Regeling tachografen Artikel 2:2.
Als erkenninghouder krijgt u van ons een kenmerkteken voor uw werkplaats. U bent als erkenninghouder verantwoordelijk voor het beheer van dit kenmerkteken. Bij afmelden van werkzaamheden in ons register, geeft u het kenmerkteken op.
Bij de aanvraag van een nieuw kenmerkteken neemt u contact met ons op voordat u een nieuw kenmerkteken bij de fabrikant/importeur besteld. Dit kan bijvoorbeeld vanwege: - Vervanging van het toegekende kenmerkteken (o.a. onduidelijk leesbaar door slijtage)
- Diefstal of vermissing (altijd proces-verbaal van aangifte politie overleggen)
- Regeling tachografen Artikel 2:2.
-
8.
Documentatie
- Regeling tachografen artikel 3:1.
Als erkenninghouder tachografen heeft u de werkplaatshandboeken en documentatie, die de fabrikant of importeur van het controleapparaat voorschrijft. Daarnaast heeft u het (digitale) Handboek Tachograaf, toezichtbeleidsbrief TA en document Toelichting inrichting keuringsruimte, werkplaats en apparatuur. Het personeel kan deze informatie bekijken bij het uitvoeren van werkzaamheden.
-
9.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Tachograaf controle
- Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 23.
In de volgende situatie kalibreert u de tachograaf en meldt u de werkzaamheden opnieuw af in ons register:
- Om de twee jaar bij periodieke werkzaamheden;
- Na werkzaamheden aan de tachograafaar waarbij verplichte parameters wijzigen (nieuwe kalibratieblok);
- Vervanging van de voertuigunit en/of bewegingssensor;
- Vervanging van de DSRC- en/of GNSS-module
- Na wijzigingen van wettelijke parameters (W, K en L);
- Na wijzigingen aan de bandenomtrek (bandenmaat) (L);
- Wijziging Vin/kenteken (digitale tachograaf);
- Beschadiging, ontbreken of verbreken (digitale) verzegeling;
- Meer dan 20 minuten afwijking in de UTC-tijd (1e generatie en analoog);
- Meer dan 5 minuten afwijking in de UTC-tijd (2e generatie).
- Basis digitale tachograaf (EU) nr. 165/2014 artikel 23.
-
10.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Manipulatieonderzoek
- (EU) nr. 165/2014 artikel 22/23.
- (EU) nr. 2016/799 artikel 3.9
- Regeling tachografen artikel 3:3.
- RDW-toezichtbeleidsbrief.
Een manipulatie onderzoek is verplicht bij alle werkzaamheden aan de tachograaf. Het onderzoek naar manipulaties vindt plaats over de periode vanaf de vorige werkzaamheden (datum op de installatieplaat) tot de datum waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd.
Wijze van verslaglegging registratie van de uitgevoerde manipulatiecontrole- Apart manipulatie verslag format van de fabrikant of;
- Vermelding op de registerkaart.
Procedure melden als manipulatie is aangetroffen door de tachograaftechnicus/erkenninghouder
Is er sprake van manipulatie? Geef dit dan voor de goedkeurmelding van de kalibratie aan ons door. In de afmeldapplicatie APK Webdirect of via uw provider kunt u dit digitaal doorgeven. Als alles goed is verwerkt, krijgt u het “Manipulatieformulier digitale tachograaf”. Hierop staat een uniek nummer van ons. Dit print u en kunt u aan de voertuigeigenaar geven. Het maken van een manipulatieformulier kan ook buiten onze kantooruren.
Wat zijn manipulaties- Uiterlijke beschadigingen van de tachograaf waardoor de juiste werking niet te garanderen is;
- Aanwezigheid manipulatieapparatuur;
- Afwijkingen bij verificatie en controle van het serienummer van de bewegingssensor;
- Verbroken (digitale) of niet aanwezige verzegelingen;
- Installatieplaat wijkt af van de gegevens in de tachograaf;
- Installatieplaat niet aanwezig, niet origineel, niet leesbaar of de gegevens zijn gewijzigd;
- Identificatieplaatje van de externe GNSS-module aangebrachte gegevens wijken af met de in het geheugen van de VU opgeslagen gegevens;
- Print-out gebeurtenissen aangegeven met een Voorval “!” of Fouten aangeduid met een “X” wijzen mogelijk op manipulatie of extra print-out snelheidsoverschrijdingen (Stonerigde). Voer een extra controle uit op manipulatie in de volgende situaties en de daarbij behorende foutcodes volgens opgave fabrikant.
- Snelheidsoverschrijding van meer dan 5 minuten;
- Onderbreking van de stroomvoorziening meer dan 5 minuten;
- Fouten in de gegevens van de bewegingssensor;
- Poging tot inbreuk op de beveiliging;
- Communicatiefout DSRC;
- Gegevens plaatsbepaling GNSS-ontvanger ontbreekt;
- Communicatiefout GNSS;
- GNSS-storing die een aanval detecteert of als de authenticatie mislukt;
- Tegenstrijdige bewegingsgegevens;
- Tijdsoverlapping GNSS-voertuigunit en GNSS-ontvanger;
- Fout(en) tachograaf.
Onderstaande pictogrammen of combinatie van pictogrammen op de print-out voorvallen en fouten kunnen duiden op een mogelijke manipulatie.

- Als op de print-out gebeurtenissen (voorvallen/fouten) of snelheidsoverschrijdingen (Stonerigde) een combinatie van de bovenstaande pictogrammen staan afgebeeld sinds de laatste kalibratie dan moet de installatie worden onderzocht op aanwezige manipulatie.
- Als daadwerkelijk een manipulatie wordt vastgesteld tijdens de controle maakt u daar melding van in het RDW-register voorafgaand aan de melding van inbouw of periodieke controle.
- Is er een digitale zegelverbreking ‘Fout in de bewegingsgegevens’ (of) ‘Sensorfout’ zichtbaar zoals in de afbeeldingen hieronder? Dan moet u altijd een manipulatierapport opmaken.


Controleert of repareert u het voertuig in uw eigen werkplaats en ontstaat er daardoor een manipulatie? Dan hoeft u geen manipulatiemelding in het RDW-register te doen als u direct na de kalibratie de afmelding doet. Voorwaarde is dat het voertuig tijdens controle of reparatie, kalibratie en het afmelden in de werkplaats blijft.
Manipulatiecontrole bij vervangen tachograaf
Ook als u een tachograaf vervangt doet u een manipulatiecontrole. Dit doet u voor het vervangen van de tachograaf op de “oude” tachograafinstallatie. Maak hiervoor een print-out ‘gebeurtenissen en snelheidsoverschrijdingen (Stoneridge)’ van de “oude” tachograafinstallatie en beoordeel deze op mogelijke manipulatie. Na deze controle mag u de tachograaf vervangen.
Let op: Bewaar deze prints van de 'oude' installatie in het dossier van de kalibratie bij de registerkaart. U bewaart deze drie jaar.Zie ook Schema manipulatiemelding (pdf, 62kb).
-
11.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Retrofit tachograaf
- Verordening (EU)nr. 165/2014 artikel 3
- Verordening (EG)nr. 561/2006 artikel 2
Vanuit deze verordeningen is een retrofit voor alle bestaande tachografen beschreven voor voertuigen die grensoverschrijdend vervoer doen. Hierbij moet de ‘oude’ tachograaf worden vervangen voor een 2e generatie 2e versie (G2/V2).
Naast retrofit voor voertuig met een TMM >3500 kg die buitenlandsvervoer doen, kennen we de Voertuigen (M1/N1) voor vervoer van goederen met een toegestane maximummassa van meer dan 2.500 kg die grensoverschrijdend vervoer doen. Deze voertuigen moeten met ingang van 1 juli 2026 ook een G2/V2 tachograaf hebben.Zie ook Schema retrofit (pdf, 148kb).
-
12.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Vervanging voertuigunit (Retrofit)
- (EU) nr. 165/2014.
- Regeling tachografen 3:4.
- RDW-toezichtbeleidsbrief.
Wanneer Certificaat undownloadability (digitale tachograaf)
Bij vervanging van de voertuigunit door een andere voertuigunit moet u in de voertuigunit aanwezige data van minimaal de laatste 90 dagen uit het massageheugen veiligstellen. Als dit niet mogelijk is moet u een Certificaat van undownloadability maken via APK Webdirect. Dit certificaat is een verklaring voor de ontbrekende C en M-bestanden (ritgegevens) over de laatste 90 dagen.
Zijn de gegevens veilig te stellen? Dan is het verplicht deze in eigen register op te slaan. Als de transportondernemer erom vraagt worden deze beschikbaar gesteld.
Is de voertuigunit gestolen of wordt het voertuig aangeboden zonder voertuigunit? Het is dan niet toegestaan om een certificaat undownloadability te maken. Bij diefstal is een politierapport een verklaring voor de ontbrekende ritgegevens.
Procedure voor het uitgeven van een certificaat door erkenninghouder
Er wordt een Certificaat van undownloadability opgemaakt als de gegevens niet veilig zijn te stellen zoals omschreven in artikel 3:4 van Regeling tachografen. Voordat u de tachograaf afmeldt als goedkeur in ons register maakt u via de afmeldapplicatie APK Webdirect of uw provider digitaal een COU op. Dit certificaat krijgt een uniek nummer van ons. Tijdens het afmelden van de werkzaamheden komt als laatste de vraag of u een COU heeft opgemaakt. Als u dit met “Ja” beantwoordt wordt de vooraf opgemaakte COU gekoppeld aan de afmelding en krijgt u de mogelijkheid een print te maken. Deze print geeft u aan de voertuigeigenaar. Geeft u bij het afmelden aan dat een COU van toepassing is en deze is niet opgemaakt dan krijgt u een foutmelding. U maakt dan alsnog een COU op en doorloopt het afmeldproces opnieuw. Een COU is dus gekoppeld aan een afmelding “inbouw nieuwe tachograaf” in Webdirect en maakt u dezelfde dag voor de afmelding inbouw nieuwe tachograaf op. U kunt later een herpint maken van de CoU voor een voertuig dat u heeft afgemeld als inbouw tachograaf. Het certificaat bewaart u drie jaar voor als een instantie dit wil controleren. Zie ook Schema uitbouw tachograaf (pdf, 1mb).
-
13.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Nieuwe verzegeling
- (EU) nr. 2016/799/ artikel 5.3
Na de werkzaamheden aan de tachograaf moet u de installatie op alle verbindingen die niet te traceren zijn als ze worden verbroken (cryptisch signaal) opnieuw verzegelen. Voor een digitale tachograaf doet u dit met de goedgekeurde unieke verzegeling met T logo. Het zegel heeft een uniek serienummer en is maar één keer te gebruiken. Het serienummer van deze zegels vermeldt u bij de 2e generatie tachograaf in de voertuigunit en op de installatieplaat. U mag de nieuwe verzegeling ook bij een analoge tachograaf gebruiken.
Traceerbaarheid zegels
- Bijlage I: overzicht eisen aan werkplaatsen
- Bijlage Ia: overzicht eisen aan werkplaatsen
- (EU) nr. 2016/799/ voorschrift 405
De nieuwe zegels moeten volledig traceerbaar zijn in de hele productieketen. Van de inkoop en verkoop tot het aanbrengen op het voertuig. Als erkenninghouder is het nodig om dit goed te beheren. Een goede administratie is hiervoor noodzakelijk. Ook zoekgeraakte of vernielde zegels moet u registreren. Van alle aangebrachte goedgekeurde zegels worden de serienummers gemeld in ons register. Bij het afmelden van de werkzaamheden in ons register is deze mogelijkheid ingebouwd. Ook de aangebrachte zegels op de analoge tachograaf meldt u.
-
14.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Zegelverbrekingsformulier
- (EU) nr. 2017/548.
Als u werkzaamheden uitvoert aan een tachograaf moet u de verzegeling verbreken en na de werkzaamheden moet u de installatie opnieuw verzegelen met nieuwe zegels. Als u de werkzaamheden binnen 24 uur niet volledig kunt afronden of kunt afmelden op dezelfde dag in ons register, dan maakt u een zegelverbrekingsformulier op. In deze situatie brengt u geen verzegeling en geen installatieplaat aan en de oude installatieplaat en verzegelingen verwijderen. Dit zegelverbrekingsformulier maakt u digitaal op in de meldapplicatie APK Webdirect of via uw provider. Met dit formulier mag worden gereden. Voorwaarde is wel dat de tachograaf binnen 7 dagen wordt gekalibreerd en dat de bestuurder zijn rijtijden op een andere manier registreert. Het opmaken van een zegelverbrekingsformulier is ook buiten onze kantooruren mogelijk.
Na het opmaken van een zegelverbrekingsformulier voldoet de installatie niet meer aan de eisen en wordt de “oude” vervaldatum tachograaf uit het RDW-register (RDW-OVI) verwijderd. -
15.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Melding RDW-register
- Basis Regeling tachografen artikel 3.6.
Na werkzaamheden en elke periodieke controle bent u verplicht om op dezelfde dag binnen de openingstijden van de RDW het onderzoek bij ons te melden. Van alle voertuigen maakt u een registerkaart aan. Deze procedure geldt ook voor buitenlandse voertuigen. Deze meldt u af op voertuigidentificatienummer (VIN). Ook voertuigen die geëxporteerd zijn vanuit Nederland kunt u op voertuigidentificatienummer afmelden Heel soms kan het voorkomen dat bij melden op voertuigidentificatienummer een foutmelding verschijnt en afmelden niet lukt. In deze situatie maakt u een printscreen van de foutmelding en voegt u deze toe aan de registerkaart. Hiermee zijn de werkzaamheden geregistreerd en afgerond. Bij een digitale tachograaf worden de gegevens van de controle op de werkplaatskaart opgeslagen. Deze gegevens worden regelmatig overgebracht naar het register. Van dit register is een back-up gemaakt.
Geen DET in kentekenregister
Staat het kenteken wel in het kentekenregister maar bij raadplegen ziet u geen DET, dan gaat het om een voorregistratie. Dit betekent dat het voertuig nog niet officieel in Nederland is geregistreerd. Deze voertuigen kunnen en mogen wel op kenteken en landcode (NL) gemeld worden in het RDW-register.Let op: In deze situatie mag de landcode en kenteken niet geregistreerd zijn in de tachograaf.
-
16.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Registreren tellerstanden
U bent verplicht de tellerstand door te geven tijdens de melding. Heeft het voertuig een standaard km-teller én een tachograaf (bijvoorbeeld een N1) dan neemt u altijd de tellerstand van het voertuig op in ons register. Bij de periodieke controle wordt de tellerstand van de tachograaf gesynchroniseerd met de tellerstand van het voertuig.
-
17.
Laatst gewijzigd: 01-10-2025Digitale afhandeling steekproef
De steekproefcontroleur zet het resultaat van de herkeuring digitaal in het RDW-systeem. Erkenninghouders kunnen het steekproefcontrolerapport dat door de steekproefcontroleur digitaal verwerkt is, bekijken via APK-Webdirect. U geeft een afdruk aan de klant/voertuigeigenaar die u print via APK-Webdirect.
Opvragen en printen van het steekproefcontrolerapport doet u via www.rdw.nl. U gaat naar ‘Zakelijk’ en kiest voor ‘APK-keurmeesters’ en daarna voor ‘APK afmelden via APK- Webdirect’. Op de informatiepagina van APK-Webdirect vindt u de steekproefcontrolerapporten onder het kopje ‘Keuringsinstantie’. Als u op ‘Steekproefcontrolerapport’ klikt, krijgt u het rapport in beeld. Hier kunt u een afdruk maken van het steekproefcontrolerapport.
Wij bewaren de documenten 2 jaar. Dit is de wettelijke bewaartermijn. In deze periode kunt u de documenten altijd bekijken. De steekproefcontroleur kan ervoor kiezen om de steekproef op papier af te handelen. Het papieren steekproefcontrolerapport moet de erkenninghouder 2 jaar bewaren.